1. Verantwortlicher
EUROSOLAR e.V.
Kaiser-Friedrich-Straße 11
53113 Bonn
Tel.: +49 (0)228 36 23 73
E-Mail: stadtwerke@eurosolar.de
Web: www.eurosolar.de
2. Zweck der Datenverarbeitung
Im Rahmen der 16. Stadtwerkekonferenz am 22. und 23. September 2025 im Energiebunker Hamburg-Wilhelmsburg verarbeiten wir personenbezogene Daten zum Zweck der:
- Veranstaltungsanmeldung und Teilnehmermanagement
- Durchführung der Konferenz inkl. Rahmenprogramm (z. B. Bunkerführung, Get-Together)
- Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
- Erstellung und Ausgabe von Namensschildern
- Kommunikation im Vorfeld und Nachgang der Veranstaltung
- Organisation der Ausstellerflächen und Unternehmenspräsentationen
- Dokumentation der Veranstaltung durch Foto- und ggf. Videoaufnahmen
- Nachbereitung und Evaluation der Veranstaltung (z. B. durch Feedbackformulare)
3. Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – auf Basis Ihrer Einwilligung (z. B. für Fotoaufnahmen oder Newsletter)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – zur Wahrung berechtigter Interessen (z. B. Organisation, Dokumentation)
4. Erhobene Daten
Im Rahmen der Anmeldung und Teilnahme können folgende Daten verarbeitet werden:
- Vor- und Nachname
- Titel und Funktion
- Organisation/Firma
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer (optional)
- Rechnungs-/Zahlungsinformationen
- Teilnahmeoptionen (z. B. Rahmenprogramm)
- Angaben zur Ermäßigungsberechtigung
- Bild- und ggf. Tonaufnahmen während der Veranstaltung
5. Anmeldetool (WPForms)
Die Anmeldung erfolgt über ein eingebundenes Formular des Dienstes WPForms, bereitgestellt durch:
WPForms LLC
2701 Okeechobee Blvd, Suite 400
West Palm Beach, FL 33409
USA
Web: https://wpforms.com/de/
Datenschutzerklärung: https://wpforms.com/privacy-policy/
Die von Ihnen über das Formular eingegebenen Daten werden verschlüsselt übertragen und auf EU-Servern gespeichert, sofern dies technisch gewährleistet ist. WPForms handelt im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich im Auftrag von EUROSOLAR e.V.
6. Foto- und Videoaufnahmen
Während der Konferenz, des Get-Togethers und der optionalen Bunkerführung können Foto- und ggf. Videoaufnahmen gemacht werden. Diese dienen der Öffentlichkeitsarbeit von EUROSOLAR (z. B. Website, Social Media, Veranstaltungsberichte).
Wenn Sie nicht aufgenommen werden möchten, wenden Sie sich bitte vor Ort an unser Team.
7. Empfänger der Daten
- Befugte Mitarbeitende von EUROSOLAR e.V.
- Externe Dienstleister zur Veranstaltungsdurchführung, insbesondere:
- WPForms LLC (Anmeldung und Datenverarbeitung)
Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken erfolgt nicht.
8. Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung erforderlich ist bzw. gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
Fotos und Videos können für eine unbestimmte Zeit im Rahmen der Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit verwendet werden, sofern keine Löschbitte vorliegt.
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf:
- Auskunft über Ihre gespeicherten Daten
- Berichtigung unrichtiger Daten
- Löschung Ihrer Daten (sofern zulässig)
- Einschränkung der Verarbeitung
- Widerspruch gegen die Verarbeitung
- Datenübertragbarkeit
- Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
Bitte wenden Sie sich an: stadtwerke@eurosolar.de
10. Aufsichtsbehörde
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de